- Utiliza una agenda
El uso de las agendas es primordial, ya sea en formato digital o físico, lo importante es que tengas una para organizar tus tareas y planificar los plazos de entrega o de ejecución. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros compromisos y poder revisarla de manera regular para recordarlos. No siempre es bueno abusar de la memoria.
Tip: Usar TO DO LIST de Microsoft, que es una función del correo electrónico Outlook, se sincroniza con tu cuenta y podes tener los mails o notas necesaria para cumplir tus tareas a tiempo.
https://todo.microsoft.com/tasks/es-es
- Divide tu tiempo en bloques
Otra de las recomendaciones que puede generar un cambio en la gestión de tiempo, es dividir la jornada laboral en bloques, puede ser o bien por temáticas, por dificultad o por prioridad. Si por ejemplo, contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas.
Tip: la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
- Fíjate metas diarias
Por otro lado, es muy recomendable recurrir a la estrategia de fijar metas diarias. Además de dividir tu tiempo en bloques, recurrir a esta estrategia es una buena opción para poder realizar correctamente trabajos cortos. Tenemos que marcar objetivos ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.
- Prioriza tus tareas
Recuerda que no todas las tareas tienen la misma importancia, así que empieza por aquellas que son prioritarias. Además, debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor rendimiento, que aunque dependen de cada persona, por lo general suele ser después de comer o al final de la jornada laboral.
- Sé realista con los plazos
No es bueno planificar por encima de nuestras posibilidades. Así que estructura bien el trabajo y deja siempre un margen para aquellos imprevistos que puedan surgir.
- Prepara el entorno de trabajo
El entorno en el que trabajamos influye más de lo que creemos. Por lo que trabajar en un sitio con escritorio, silla, iluminación y ventilación, entre otros factores, es muy recomendable. Aun así, has de intentar adaptarlo a tu gusto en la medida de lo que sea posible y siempre y cuando sea un entorno ordenado y organizado.
Tips: los aromas a menta; limón y jazmin ayuda a la concentración mental
7. Evita la simultaneidad de tareas
Está demostrado que el rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea que cuando nos ponemos a realizar varias a la vez. Centrándonos solo en una, ganamos en concentración y el uso de recursos es mucho más óptimo. Así que no tengas prisa, y cada cosa a su tiempo.
- Delega en terceros
En aquellas ocasiones que te veas superado por las circunstancias, como por ejemplo, cuando tienes muchas más tareas de lo que esperabas, es importante no entrar en un círculo de estrés y delegar alguna de tus tareas a terceros para que se consigan realizar todas de manera exitosa. Tenemos que aprender a delegar responsabilidades.
Tip: Podes hablar con un compañero que este cercano a tu domicilio para que pueda completar y/o ayudarte a terminar una auditoria de prestadores importantes.
- Hacer repaso del día
Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
- Organiza tus tiempos de descanso
El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo.
Editado y redactado por: Rigotti Castro Gonzalo. Analista de facturación medica. Docente de facturación medica.
